Ett möte förvandlas snabbt till en tidstjuv och skapar onödig stress om det inte känns effektivt och styrs upp på rätt sätt. Anna Bojlert coachar dagligen företag som vill förändra och förbättra sin möteskultur. Här är hennes bästa tips för effektivare möten.
Anna Bojlert driver företaget Beminded som hjälper företag att skapa vad de själva kallar en stressfri produktivitet. Här är möteskulturen en viktig pusselbit – på många arbetsplatser spenderar medarbetare idag en stor del av arbetsveckan i olika möten och trenden ser inte ut att mattas av.
Men hur ska vi gå till väga för att styra upp en effektiv möteskultur?
Här är Annas Bojlerts 8 bästa tips
1. Ge dig själv rätt förutsättningar. Sätt upp en tydlig maxgräns över hur mycket tid som ska läggas i mötesrummet och tumma inte på den. Om din kalender överhopas av möten kommer du inte ha tid till dina faktiska arbetsuppgifter, du kommer inte ha tid att förbereda dig inför dina möten, och du kommer att sitta och tjuvmejla istället för att fokusera på vad som händer runt mötesbordet.
2. Satsa på snabba möten. Inför en maxgräns på 45 minuter för dina möten och ha alltid minst 15 minuters paus mellan varje mötesbokning. Då köper du dig tid att byta fokus, gå på toaletten och hämta en ny kaffe. Genom en sådan strategi minimerar du också risken att du kommer försent till nästa möte.
3. Starta i tid – fokusera – och avsluta i tid. Här har mötesorganisatören ett ansvar att ta kommandot och se till att mötet startar i tid och inte drar ut på tiden.
4. Ha en tydlig agenda. Redan vid inbjudan bör det vara tydligt vad mötet kommer handla om så att deltagarna kan förbereda sig på de ämnen som kommer avhandlas. Ett alternativ för en tydlig mötesagenda kan vara att markera de olika punkterna med B = Beslutspunkter I = Informationspunkter och D = Disskussionspunkter.
5. Våga variera mötesformen. Prova andra former av möten, till exempel stående möten med pennor eller post-its vid whiteboardtavlan eller testa promenadmöten, som bland annat Facebooks grundare Mark Zuckerberg använder sig av.
6. Bjud in rätt människor. Ifrågasätt om mötet verkligen är relevant för alla eller om det bara ska innefatta delar av teamet. Om du själv blir inbjuden till ett möte som känns irrelevant för dig, ifrågasätt!
7. Hitta effektiva sätt att föra protokoll. Det ska vara tydligt vad respektive deltagare förväntas utföra och när det arbetet ska vara klart. Följ sedan upp på nästkommande möte.
8. Sätt upp gemensamma spelregler. Bestäm vilka mötesregler som ska gälla på er avdelning. Exempel på regler kan handla om att alla förväntas vara förberedda till era möten och komma i tid och att det på era möten inte är ok att ringa, e-posta eller sms:a.
***
